«Dov'è esattamente la cassetta delle chiavi?» Ogni gestore riceve questa chiamata, di solito mentre è impegnato altrove. Un nuovo collaboratore, un sostituto, una cassetta nascosta dietro un contatore: basta poco perché una pulizia inizi con venti minuti di ritardo. Easyical ora raccoglie tutti gli accessi di un alloggio nella sua scheda, con codice, indirizzo e una foto del punto.
1. L'accesso, il primo ostacolo della pulizia
Un collaboratore che non riesce a entrare non può fare nulla. Eppure le informazioni di accesso sono spesso sparse: un codice in un SMS, un dettaglio in un vocale, una foto inviata sei mesi fa. E cambiano: nuovo codice, cassetta spostata, portiere sostituito.
Quando queste informazioni non sono aggiornate in un unico posto, ogni cambio di codice o di persona diventa una telefonata.
2. Porta e cassetta delle chiavi: i due codici di base
Ogni alloggio ha due campi dedicati: il codice della porta e quello della cassetta delle chiavi. Compaiono in cima alla scheda dell'alloggio, e ogni codice si copia con un tocco. Un campo vuoto non viene mostrato.
Le altre informazioni utili restano accanto: piano, orari, link a una guida di arrivo e informazioni aggiuntive (rifiuti, parcheggio, scorta di biancheria).
3. Altri accessi: seconda cassetta, deposito, negozio
Molti alloggi non si limitano a una porta e una cassetta. Sotto i due codici abituali, la sezione «Altri accessi» permette di aggiungere fino a 10 accessi in più. Ognuno ha:
Un nome. «Cassetta della camera», «Cantina», «Deposito stazione».
Un codice. Copiato con un tocco dal collaboratore.
Un indirizzo, se serve. Solo se l'accesso è fuori dall'alloggio. Il pulsante «Apri» avvia il percorso.
Un'indicazione. «A sinistra dell'ascensore», «Chiedere al banco».
4. Una foto della posizione
Un codice non serve a nulla se non si trova la cassetta. Ogni accesso, compresi la porta e la cassetta principale, può avere una foto della sua posizione. Nel modulo dell'alloggio, toccate il cerchio a sinistra del codice per aggiungerla.
I collaboratori vedono la foto al posto dell'icona nella scheda dell'alloggio e possono ingrandirla a schermo intero. Una foto scattata una volta evita decine di spiegazioni.
5. Dove i collaboratori trovano questi accessi
Gli accessi sono nella scheda dell'alloggio, su iOS, Android e web. Il collaboratore ci arriva anche dal dettaglio di una pulizia o di un intervento, senza cercare l'alloggio. Ciò che vede dipende dai permessi del suo codice di accesso.
Quando un codice cambia, lo modificate una sola volta nell'alloggio: tutti i collaboratori interessati hanno la nuova versione alla visita successiva.
Conclusione
L'accesso è il primo passo di ogni pulizia, e il più banale da sbagliare. Due codici di base, fino a 10 altri accessi con indirizzo e indicazione, e una foto di ogni posizione bastano perché i collaboratori entrino al primo colpo, anche la prima volta.
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