Un rubinetto che perde, un letto rotto, una presa che non funziona più: questo tipo di problema lo scopre per primo il tuo collaboratore, durante le pulizie. Finora questa informazione passava su WhatsApp, via SMS, o si perdeva semplicemente, e a volte lo scoprivi dall'ospite successivo, nel momento peggiore. Le segnalazioni cambiano tutto questo: ogni problema segnalato da un collaboratore durante le pulizie finisce ora in una pagina dedicata del tuo dashboard, con foto e categoria, pronto per essere trasformato in un intervento.
1. Il problema: un'informazione che si perdeva tra le pulizie e te
Pulizie terminate non significa alloggio perfetto. Una lavatrice guasta, una piastrella incrinata, un'infiltrazione dietro la doccia: sono cose che solo il collaboratore sul posto, durante le pulizie, può notare. Il problema era che questa informazione non aveva un canale affidabile. Un messaggio dimenticato in una conversazione, una chiamata persa in un giorno di corsa, e il problema restava invisibile finché un ospite non ci si imbatteva, o finché non peggiorava costando di più da riparare.
Non è nemmeno solo un problema di informazione persa. Senza una traccia scritta e datata, era impossibile sapere chi avesse segnalato cosa, quando, e se qualcuno se ne fosse poi occupato davvero. Un problema segnalato a voce si risolve una volta, nella migliore delle ipotesi; un problema segnalato e tracciato si risolve e resta consultabile.
Una segnalazione che non esce mai dalla messaggistica del tuo collaboratore non esiste per te.
2. Come funziona per il collaboratore
Dall'app mobile, al momento di validare le pulizie, il collaboratore può segnalare uno o più problemi riscontrati. Per ciascuno: una categoria, una descrizione libera e fino a 10 foto a supporto. Se nota più problemi distinti (una guarnizione che perde e una persiana rotta, per esempio), li aggiunge uno per uno nella stessa segnalazione invece di mescolare tutto in un'unica descrizione.
L'app gli mostra anche cosa è già stato segnalato per quelle pulizie, per evitare doppioni se qualcuno lo ha già fatto o se il collaboratore torna sulla schermata. Niente da installare, niente da cambiare nella sua routine: la segnalazione fa parte del flusso di validazione delle pulizie, non è un passaggio separato da ricordarsi di fare.
3. Cinque categorie per smistare a colpo d'occhio
Ogni segnalazione è associata a una di queste categorie: danni da acqua, rottura, parassiti o infestazione, guasto, o altro. Non è burocrazia in più: è ciò che ti permette, quando le segnalazioni si accumulano, di distinguere a colpo d'occhio ciò che è urgente (danni da acqua, parassiti) da ciò che può aspettare (la rottura di un oggetto secondario).
Queste categorie sono volutamente più ristrette rispetto all'elenco completo usato altrove per gli interventi programmati (riparazione, manutenzione, sostituzione biancheria...). Al collaboratore non si chiede di qualificare un'azione di gestione, solo di descrivere ciò che ha davanti.
4. Come arriva a te
Vieni avvisato alla validazione delle pulizie, e ogni segnalazione compare in una pagina dedicata del dashboard, «Segnalazioni», con due schede: In attesa e Storico. Su desktop vengono mostrate in una tabella con alloggio, categoria, descrizione e chi ha segnalato; su mobile, in un elenco di schede con la foto dell'alloggio. In entrambi i casi, un clic apre il dettaglio completo: descrizione, foto e le pulizie di origine.
Puoi filtrare per categoria o per alloggio, e ordinare per data o per nome dell'alloggio, per ritrovare rapidamente tutte le segnalazioni di uno stesso alloggio o concentrarti su una categoria precisa. Non serve più riaprire una conversazione o ripassare i messaggi del mese per sapere cosa è stato segnalato e dove.
5. Chi vede cosa
L'accesso alle segnalazioni segue gli stessi permessi del resto del dashboard: un codice di accesso collaboratore limitato in sola lettura non vedrà gli importi di intervento associati, per esempio, mentre un gestore li vede sempre. Mantieni il controllo su chi, nel tuo team, può consultare o gestire queste segnalazioni, senza aprire tutto a tutti.
6. Da una segnalazione a un intervento programmato
Una segnalazione è solo una constatazione, il passo successivo è la decisione. Dalla scheda della segnalazione, la programmi come intervento: aggiungi un importo e una data, e il suo stato passa da «in attesa» a «programmato». Mantieni così uno storico completo tra ciò che è stato segnalato e ciò che è stato effettivamente gestito, senza reinserire l'informazione altrove.
7. Disponibile da subito
I tuoi collaboratori segnalano dall'app mobile, sia su iOS che su Android. Segui queste segnalazioni dall'app o direttamente dal dashboard web, come preferisci.
Conclusione
Le segnalazioni colmano un vuoto che esisteva tra il tuo collaboratore e te: ciò che nota durante le pulizie arriva ora direttamente nel tuo dashboard, con foto, categoria e contesto, pronto per diventare un intervento tracciato. Niente più messaggi persi, niente più problemi scoperti prima dall'ospite.