„Wo genau ist die Schlüsselbox?“ Diesen Anruf bekommt jeder Verwalter, meist wenn er gerade anderweitig beschäftigt ist. Ein neuer Dienstleister, eine Vertretung, eine Box hinter einem Zähler: Es braucht wenig, damit eine Reinigung zwanzig Minuten zu spät beginnt. Easyical bündelt jetzt alle Zugänge einer Unterkunft auf ihrer Seite, mit Code, Adresse und einem Foto des Ortes.
1. Der Zugang, die erste Hürde jeder Reinigung
Ein Dienstleister, der nicht hineinkommt, kann nichts tun. Trotzdem sind Zugangsdaten oft verstreut: ein Code in einer SMS, ein Hinweis in einer Sprachnachricht, ein Foto von vor sechs Monaten. Und sie ändern sich: neuer Code, versetzte Box, neuer Hausmeister.
Wenn diese Informationen nicht an einem Ort aktuell gehalten werden, wird jede Änderung von Code oder Person zu einem Anruf.
2. Tür und Schlüsselbox: die zwei Basiscodes
Jede Unterkunft hat zwei eigene Felder: den Türcode und den Code der Schlüsselbox. Sie stehen oben auf der Seite der Unterkunft, und jeder Code lässt sich mit einem Tippen kopieren. Ein leeres Feld wird nicht angezeigt.
Die übrigen nützlichen Angaben stehen daneben: Etage, Zeiten, Link zu einem Anreiseleitfaden und Zusatzinformationen (Müll, Parken, Wäschevorrat).
3. Weitere Zugänge: zweite Box, Schließfach, Geschäft
Viele Unterkünfte bestehen nicht nur aus einer Tür und einer Box. Unter den zwei üblichen Codes lassen sich im Bereich „Weitere Zugänge“ bis zu 10 zusätzliche Zugänge anlegen. Jeder hat:
Einen Namen. „Box im Schlafzimmer“, „Keller“, „Schließfach Bahnhof“.
Einen Code. Vom Dienstleister mit einem Tippen kopiert.
Eine Adresse, falls nötig. Nur wenn der Zugang nicht in der Unterkunft liegt. Die Schaltfläche „Öffnen“ startet die Route.
Einen Hinweis. „Links vom Aufzug“, „Am Tresen fragen“.
4. Ein Foto des Standorts
Ein Code nützt nichts, wenn niemand die Box findet. Jeder Zugang, auch Tür und Hauptschlüsselbox, kann ein Foto seines Standorts erhalten. Tippen Sie im Formular der Unterkunft auf den Kreis links neben dem Code, um es hinzuzufügen.
Ihre Dienstleister sehen das Foto anstelle des Symbols auf der Seite der Unterkunft und können es im Vollbild öffnen. Ein einmal aufgenommenes Foto erspart Dutzende Erklärungen.
5. Wo Ihre Dienstleister diese Zugänge finden
Die Zugänge stehen auf der Seite der Unterkunft, unter iOS, Android und im Web. Dienstleister gelangen auch aus dem Detail einer Reinigung oder eines Einsatzes dorthin, ohne die Unterkunft zu suchen. Was sie sehen, hängt von den Rechten ihres Zugangscodes ab.
Ändert sich ein Code, passen Sie ihn einmal in der Unterkunft an: Alle betroffenen Dienstleister haben beim nächsten Einsatz die neue Version.
Fazit
Der Zugang ist der erste Schritt jeder Reinigung, und der dümmste, an dem sie scheitern kann. Zwei Basiscodes, bis zu 10 weitere Zugänge mit Adresse und Hinweis und ein Foto jedes Standorts reichen, damit Ihre Dienstleister beim ersten Mal hineinkommen, auch beim allerersten Einsatz.
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