« La boîte à clés, elle est où exactement ? » Cet appel, tous les gestionnaires le reçoivent, en général quand ils sont occupés ailleurs. Un nouveau prestataire, un remplaçant, une boîte cachée derrière un compteur : il suffit de peu pour qu'un ménage commence avec vingt minutes de retard. Easyical regroupe désormais tous les accès d'un logement dans sa fiche, avec leur code, leur adresse et une photo de l'endroit.
1. L'accès, premier point de blocage du ménage
Un prestataire qui ne peut pas entrer ne peut rien faire. Les informations d'accès sont pourtant souvent éparpillées : un code dans un SMS, une précision dans un message vocal, une photo envoyée il y a six mois. Elles changent aussi : nouveau code, boîte déplacée, gardien remplacé.
Quand ces informations ne sont pas à jour au même endroit, chaque changement de code ou de personne se transforme en appel.
2. Porte et boîte à clés : les deux codes de base
Chaque logement a deux champs dédiés : le code de la porte et le code de la boîte à clés. Ils s'affichent en tête de la fiche du logement, et chaque code se copie d'un tap. Un champ vide n'est pas affiché, pour ne pas encombrer la fiche.
Les autres informations utiles restent à côté : étage, horaires, lien vers un guide d'arrivée et informations complémentaires (poubelles, parking, stock de linge).
3. Les autres accès : deuxième boîte, consigne, commerce
Beaucoup de logements ne se résument pas à une porte et une boîte. Sous les deux codes habituels, la partie « Autres accès » permet d'ajouter jusqu'à 10 accès supplémentaires. Chacun a :
Un nom. « Boîte de la chambre », « Cave », « Consigne gare ».
Un code. Copié d'un tap par le prestataire.
Une adresse, si besoin. Seulement si l'accès est ailleurs que dans le logement. Le bouton « Ouvrir » lance l'itinéraire.
Une précision. « À gauche de l'ascenseur », « Demander au comptoir ».
4. Une photo de l'emplacement
Un code ne sert à rien si on ne trouve pas la boîte. Chaque accès, y compris la porte et la boîte à clés principale, peut recevoir une photo de son emplacement. Dans le formulaire du logement, touchez le rond à gauche du code pour l'ajouter.
Vos prestataires voient la photo à la place de l'icône dans la fiche du logement, et peuvent l'agrandir en plein écran. Une photo prise une fois évite des dizaines d'explications.
5. Où vos prestataires retrouvent ces accès
Les accès sont dans la fiche du logement, sur iOS, Android et le web. Le prestataire y arrive aussi depuis le détail d'un ménage ou d'une intervention, sans chercher le logement. Ce qu'il voit dépend des droits de son code d'accès.
Quand un code change, vous le modifiez une seule fois dans le logement : tous les prestataires concernés ont la nouvelle version à leur prochain passage.
Conclusion
Les accès sont la première étape de chaque ménage, et la plus bête à rater. Deux codes de base, jusqu'à 10 autres accès avec adresse et précision, et une photo de chaque emplacement suffisent pour que vos prestataires entrent du premier coup, même la première fois.
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