Wenn Sie Ihre Unterkunft auf mehreren Plattformen (Airbnb, Booking.com, Vrbo...) veröffentlichen, kennen Sie das Risiko: Eine Doppelbuchung kann einen guten Tag schnell zum Albtraum machen. Die Lösung? Synchronisieren Sie Ihre Kalender über iCal-Links. So gehen Sie Schritt für Schritt vor.
Was ist iCal-Synchronisierung?
iCal (oder iCalendar) ist ein Standardformat, das von allen Reservierungsplattformen zum Teilen von Kalenderinformationen verwendet wird; eine gemeinsame Sprache, die alle Beteiligten verstehen. Airbnb, Booking, Vrbo und auch Google Calendar verwenden denselben universellen Standard, was den Datenaustausch zwischen Diensten überhaupt erst ermöglicht.
Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Ein iCal-Link genügt, um Ihren Kalender zu einem anderen Dienst zu exportieren. Je nach Bedarf können Sie eine bidirektionale Synchronisierung in beide Richtungen einrichten oder lediglich in eine Richtung exportieren, etwa wenn Sie nur Lesezugriff geben möchten.
Der große Vorteil: Es sind keine Fachkenntnisse erforderlich. Sie müssen nichts installieren und brauchen keine technischen Vorkenntnisse, um den Standard zu nutzen.
Das iCal-Format wurde 1998 erstellt und bleibt der universelle Standard für den Austausch von Kalenderdaten. Es ist kostenlos und wird von allen seriösen Plattformen angeboten.
Schritt 1: iCal-Link auf Airbnb abrufen
Um Ihren iCal-Link auf Airbnb zu finden, melden Sie sich zunächst als Gastgeber bei Ihrem Konto an und wechseln Sie anschließend zum Kalender der Anzeige, die Sie synchronisieren möchten. Auf dieser Seite finden Sie oben rechts den Punkt "Verfügbarkeit", den Sie anklicken.
In den Einstellungen öffnen Sie dann den Abschnitt "Kalender synchronisieren". Dort werden Ihnen die Optionen zum Im- und Export angezeigt. Kopieren Sie den Link im Abschnitt "Kalender exportieren", um ihn anderswo zu verwenden, etwa in Easyical oder in einem anderen Tool, das Ihre Reservierungen lesen soll.
Achtung: Kopieren Sie den EXPORT-Link (nicht Import). Dieser Link ermöglicht anderen Diensten, Ihren Airbnb-Kalender zu lesen.
Schritt 2: iCal-Link auf Booking.com abrufen
Für Booking.com läuft der Vorgang über das Extranet. Melden Sie sich im Eigentümerbereich an und gehen Sie im Menü zum Abschnitt "Kalender und Preise". Dort finden Sie die Option "Kalender synchronisieren", die Sie für die weiteren Einstellungen anklicken.
Kopieren Sie anschließend den von Booking bereitgestellten iCal-Link, um ihn in Ihrem Tool zu verwenden. Booking bietet auf derselben Seite auch die Möglichkeit, einen externen Kalender direkt zu importieren, was praktisch ist, wenn Sie ohne zentralisierendes Drittanbieter-Tool arbeiten möchten.
Booking.com kann bis zu 24 Stunden benötigen, um importierte Änderungen widerzuspiegeln. Für Reinigungen wird empfohlen, ein Dritttool zu verwenden, das alles zentralisiert.
Schritt 3: Links anderer Plattformen abrufen
Auch die meisten anderen Plattformen bieten iCal-Links an, die sich in wenigen Klicks finden lassen. Bei Vrbo (ehemals Abritel) gehen Sie zu Kalender und anschließend zu den Einstellungen, um den entsprechenden Link aufzurufen. Bei Google Calendar finden Sie ihn in den Einstellungen unter "Kalender einbetten", wo Sie die geheime Adresse kopieren können.
Nutzen Sie Smoobu, öffnen Sie die jeweilige Immobilie und navigieren zum Kalender, um den iCal-Link zu exportieren. Lodgify hält den Link unter Kalender, dann Sync bereit, und bei Guesty erreichen Sie ihn über Property, Calendar und schließlich iCal Settings.
Wenn Sie einen Channel Manager wie Beds24, Smoobu oder Lodgify verwenden, können Sie oft einen einzigen iCal-Link abrufen, der bereits alle Ihre Plattformen umfasst, was die Konfiguration deutlich vereinfacht.
Wenn Sie einen Channel Manager (Beds24, Smoobu, Lodgify...) verwenden, können Sie oft einen einzigen iCal-Link abrufen, der bereits alle Ihre Plattformen umfasst.
Schritt 4: Mit Easyical zentralisieren
Sobald Sie Ihre iCal-Links beisammen haben, zentralisieren Sie sie in Easyical, um den vollen Nutzen daraus zu ziehen. Erstellen Sie zunächst ein kostenloses Easyical-Konto in wenigen Sekunden, ohne Kreditkarte, und fügen Sie eine neue Unterkunft mit ihren Basisinformationen hinzu.
Fügen Sie anschließend Ihre iCal-Links von Airbnb, Booking und allen weiteren Plattformen in die vorgesehenen Felder ein, und definieren Sie für jede Unterkunft die Check-in- und Check-out-Zeiten. Diese Zeiten sind entscheidend, denn sie bestimmen, in welchem Fenster Ihre Reinigungen geplant werden.
Im Anschluss erscheinen alle Ihre Reservierungen, unabhängig von der Plattform, in einer einzigen Planung. Sie haben endlich einen vollständigen Überblick, statt zwischen mehreren Konten hin- und herwechseln zu müssen.
Der Vorteil von Easyical gegenüber einfacher Plattform-Synchronisierung: Reinigungsplanungen werden direkt aus den Reservierungen heraus erzeugt und Ihr Team kann sofort darauf zugreifen.
Zu vermeidende Fehler
Bei der Synchronisierung lauern einige häufige Fallen, die sich mit etwas Aufmerksamkeit vermeiden lassen. Der erste Klassiker ist die Verwechslung von Import- und Export-Links: Beide sehen ähnlich aus, haben aber sehr unterschiedliche Funktionen, und das falsche Setup führt zu fehlenden oder doppelten Einträgen.
Achten Sie zudem darauf, denselben Kalender nicht in einer Schleife zu synchronisieren (A nach B, B nach A, und wieder zurück), denn das erzeugt Datenkonflikte, die schwer aufzulösen sind. Überprüfen Sie ebenfalls, dass die Zeitzonen auf allen Plattformen korrekt konfiguriert sind, sonst verschieben sich Check-ins und Check-outs um mehrere Stunden.
Denken Sie daran, die Synchronisierung nach jeder größeren Einstellungsänderung neu zu starten, und erstellen Sie eine Testbuchung, um die Funktion zu prüfen, bevor Sie sich im laufenden Betrieb darauf verlassen.
Wenn Sie Termine manuell auf einer Plattform blockieren, stellen Sie sicher, dass diese Änderung zu den anderen synchronisiert wird (das passiert nicht immer von selbst).
Fazit
Die Synchronisierung Ihrer Kalender ist der erste unverzichtbare Schritt zur ruhigen Verwaltung Ihrer Multi-Plattform-Vermietungen. Einmal eingerichtet, können Sie weitergehen, indem Sie Ihre Reinigungsplanungen, die Kommunikation mit Ihrem Team und sogar Ihre Rechnungsstellung automatisieren. Mit den richtigen Tools wird Multi-Plattform-Verwaltung zum Kinderspiel.